Independente do tamanho da organização, buscar por alternativas que promovem a redução de custos operacionais é extremamente importante para o seu desenvolvimento e escalabilidade.
Nesse sentido, as soluções em cloud computing se mostram altamente eficazes não somente em relação à redução, mas, também, no que diz respeito ao aumento da produtividade, segurança e mobilidade de TI.
Dito isso, entenda o que é a redução de custos operacionais, bem como o cloud computing e a sua importância para o mundo corporativo.
O que são custos operacionais?
O custo operacional engloba todas as despesas fixas e variáveis que ajudam a manter o negócio em funcionamento, ou seja, todos os gastos que garantem os recursos essenciais para que as atividades continuem em andamento. Assim, referem-se a:
- custos fixos: aluguel, salários administrativos, seguros etc;
- custos variáveis: matéria-prima, contas de energia e outros.
Ao entender as necessidades da empresa, é possível identificar cada fonte de despesa e avaliar se ela é indispensável, supérflua ou se pode ser reduzida ou eliminada.
O que é redução de custos operacionais?
A redução de custos operacionais consiste em cortar ou minimizar despesas que comprometam a saúde financeira da sua instituição. Por isso, esse é um processo comum em períodos de incerteza econômica, quando os gastos superam as receitas, exigindo a adoção de estratégias que aumentem a competitividade do negócio no mercado.
No entanto, essa decisão requer cautela e planejamento, já que impacta diretamente a produtividade e a eficiência dos serviços oferecidos.
Então, antes de implementar qualquer medida de redução de custos, é essencial avaliar os possíveis efeitos e garantir que os resultados não serão prejudicados.
O que é cloud computing?
Há alguns anos, era comum vermos grandes servidores e estruturas de TI alocados dentro das empresas. Como não havia estrutura para mobilidade, todo trabalho era realizado dentro da própria companhia.
Atualmente, os serviços de cloud computing (computação em nuvem) possibilitam que os gestores contratem servidores externos para cuidar dos documentos e dados confidenciais da empresa. A grande vantagem é que, além da segurança de dados fornecida, com as soluções em cloud os colaboradores podem trabalhar remotamente em seus projetos.
Em síntese, o cloud computing substitui grande parte das infraestruturas de TI que antigamente eram custosas e exigiam muita manutenção.
Hoje, a otimização possibilita novos recursos, acesso aos sistemas a qualquer momento e, claro, também ajuda a diminuir os custos da operação.
Como a computação em nuvem contribui para a redução de custos operacionais?
A computação em nuvem é uma aliada estratégica na redução de custos operacionais. Afinal, seus serviços oferecem recursos tecnológicos sob demanda e eliminam a necessidade de altos investimentos em infraestrutura física.
Confira, a seguir, outros fatores de contribuição do cloud computing para redução de custos operacionais!
Escalabilidade dos sistemas
De antemão, saiba que os serviços de computação em nuvem podem ser escalados. Ou seja, caso a sua empresa cresça e necessite de soluções mais arrojadas, é possível fazê-lo sem maiores dificuldades.
Além disso, contratar um serviço que seja escalável sai muito mais barato do que manter servidores fixos. Vamos supor que você precise alocar uma equipe de TI em cada filial da sua empresa para tomar conta dos sistemas 24h por dia. Tal operação exigiria um volume de gastos enorme, ao passo que, com cloud computing, essa estrutura não é necessária.
Mobilidade operacional
Além da redução de custos operacionais, a computação em nuvem permite que seus funcionários consigam trabalhar de qualquer lugar do mundo, desde que se tenha acesso há um dispositivo móvel e internet.
Em outras palavras, caso o usuário esteja em uma viagem de negócios e precise acessar o sistema empresarial no local em que está hospedado, por exemplo, é possível fazê-lo de forma simples com o cloud computing.
Elasticidade da TI
A elasticidade possibilita a customização dos serviços contratados. Desse modo, permite que a empresa possa diminuí-los ou aumentá-los de acordo com a sua necessidade. O mesmo não acontece com os servidores físicos, que, ao atingirem sua capacidade total, exigem que a companhia compre outro equipamento.
A elasticidade também auxilia na otimização dos recursos, já que é possível manter uma infraestrutura com menor nível de ociosidade possível.
Segurança da informação
Por fim, a computação em nuvem oferece muito mais proteção aos dados da empresa e de seus clientes. Com a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, que exige o mapeamento dos dados pessoais dos clientes em nuvem, esse serviço se tornou ainda mais essencial.
Em suma, para garantir a total segurança dos dados armazenados na nuvem, todas as empresas precisam passar por auditorias, obter certificações e analisar a utilização de protocolos criptografados.
Entenda a redução de custos operacionais em TI com os 5 R’s
É possível otimizar a redução de custos operacionais em TI a partir do uso da estratégia dos 5 R ‘s, que ajuda a reavaliar processos, tecnologias e recursos para tornar a área mais eficiente e econômica. Descubra!
1. Rehost
A princípio, a estratégia rehost, que também é chamada de migração “lift-and-shift”, não exige que sua equipe faça alterações no código, sendo possível transferir seus aplicativos para nuvem com mais agilidade.
2. Refactor
O refactor pode ser definido como “reempacotamento”, o qual exige que os aplicativos sofram alterações mínimas para ser possível sua conexão junto a plataformas PaaS ou SaaS.
3. Rearchitect
A principal função do Rearchitect é modificar o código base do aplicativo e a sua funcionalidade, o que proporciona uma modernização no mesmo, para que assim sua arquitetura possa ser otimizada e escalada na nuvem.
4. Rebuild
O Rebuild compreende em desenvolver o aplicativo do completo zero utilizando as tecnologias disponíveis na nuvem.
5. Replace
O último da lista é o replace (substituir, em inglês) que, como o próprio nome já diz, realiza o descarte de um aplicativo existente e passa a usar um software comercial fornecido como um serviço (SaaS).
Como reduzir custos operacionais?
A redução de custos operacionais exige foco, planejamento e o comprometimento da gestão. Para ajudar, confira, abaixo, um passo a passo para otimizar despesas e garantir a sustentabilidade financeira do seu negócio:
Mapeie os custos dos processos
Antes de cortar qualquer gasto, é essencial entender a fundo cada despesa. Muitas empresas eliminam custos sem analisar sua real função, o que pode comprometer a qualidade dos produtos ou serviços. Então, que tal realizar os seguintes passos:
- reúna os gestores de todos os departamentos para um mapeamento completo;
- liste todas as despesas, avalie o que é essencial, o que pode ser reduzido ou substituído por alternativas econômicas.
Esses são processos que ajudam a tomar decisões estratégicas sem comprometer o desempenho da empresa.
Analise os custos periodicamente
A análise dos custos não deve ser feita apenas uma vez. O surgimento de novas demandas pode gerar despesas desnecessárias ao longo do tempo. Para isso, realize reuniões mensais para revisar o orçamento e ajustar estratégias, bem como mantenha um histórico atualizado dos custos para identificar padrões de gastos e oportunidades de economia.
Além disso, realize o cálculo de custos operacionais a partir dos seguintes passos:
- reúna o total das despesas dos últimos três meses e calcule a média: some os valores do período e divida o resultado por três;
- faça o mesmo para o faturamento, somando os ganhos dos últimos três meses e dividindo o total por três para obter a média;
- divida a média de despesas pela média de faturamento e multiplique o resultado por 100 para obter o percentual de custos em relação à receita.
Esse acompanhamento contínuo evita cortes sem critério e mantém a saúde financeira da empresa.
Elabore um plano de ação para cortes estratégicos
Com o mapeamento em mãos, é hora de estruturar um plano sólido de redução de custos. Para fazer isso:
- defina metas realistas e atingíveis para cortes de despesas;
- priorize uma redução gradual, evitando impactos negativos em setores essenciais;
- use indicadores de desempenho para avaliar o impacto das mudanças.
Um plano bem elaborado permite cortar custos de forma eficiente, sem comprometer a operação.
Invista em soluções tecnológicas
Automatizar processos é uma das formas mais eficazes de reduzir custos e aumentar a produtividade. Sistemas manuais demandam mais tempo, geram erros e elevam despesas. Afinal, ela garante algumas vantagens da tecnologia na gestão de custos que incluem:
- integração de dados;
- eficiência operacional;
- comunicação ágil entre equipes e agilidade na tomada de decisão;
- aumento na produtividade e satisfação dos clientes.
Portanto, o uso de ferramentas de gestão, ERP e soluções baseadas em nuvem ajudam a otimizar processos e reduzem custos a longo prazo.
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